Autres politiques
La Fédération des femmes acadiennes de la Nouvelle-Écosse (FFANE) s’engage à protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés par toute personne utilisant ses services, faisant du bénévolat ou étant employée par l’organisme. Nous gérons les renseignements personnels conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de la Nouvelle-Écosse et aux autres lois applicables. Cette politique décrit les principes et pratiques que nous suivons pour protéger les renseignements personnels.
Cette politique s’applique à toute personne utilisant les services de la FFANE, à toute personne offrant des services bénévoles, à tous les employés ainsi qu’à toute personne fournissant des services en notre nom. Une copie de cette politique est disponible sur demande.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel désigne toute information concernant une personne identifiable. Cela inclut, par exemple, le nom, l’adresse personnelle, le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, l’état civil ou familial, un numéro d’identification, des renseignements financiers, le parcours scolaire, etc.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services, notamment ceux requis pour :
- Fournir de l’information et/ou orienter vers un service ou un programme
- Gérer l’admission à un programme ou service
- Effectuer un suivi pour déterminer l’efficacité d’une orientation
En règle générale, nous ne recueillons pas directement de renseignements personnels auprès des utilisateurs. Aucun utilisateur n’est tenu de fournir des renseignements personnels pour obtenir nos services d’information et d’orientation.
La collecte de renseignements personnels peut toutefois être requise pour administrer certains services ou programmes. Nous informerons les utilisateurs, avant ou au moment de la collecte, des fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis.
Consentement
Nous demanderons le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas spécifiques où la loi l’autorise ou l’exige. Nous pouvons présumer votre consentement lorsque vous fournissez volontairement des renseignements pour une raison évidente.
Nous présumons également votre consentement pour continuer à utiliser ou, le cas échéant, à divulguer les renseignements personnels déjà recueillis, aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus.
Pour certains usages, un consentement explicite sera demandé. Il se peut que nous ne puissions pas offrir certains services si vous refusez de donner votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de certains renseignements. Lorsque le consentement explicite est requis, il sera généralement demandé oralement (en personne ou par téléphone) ou par écrit (signature d’un formulaire).
Un utilisateur peut retirer son consentement à tout moment, sauf si les renseignements sont nécessaires pour satisfaire à nos obligations légales. Nous respecterons votre décision, mais il se peut que certains services ne puissent alors être fournis.
Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans consentement uniquement lorsque la loi l’autorise, par exemple en cas de menace pour la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.
Comment utilisons-nous et divulguons-nous les renseignements personnels?
Nous utilisons et divulguons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf autorisation légale contraire. Par exemple, nous pouvons utiliser les coordonnées d’une personne pour la référer à d’autres organismes offrant des programmes et services.
Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à une nouvelle fin, nous demanderons votre consentement.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel d’employé ou de bénévole?
Il s’agit de renseignements personnels concernant un employé ou un bénévole, recueillis, utilisés ou divulgués uniquement pour établir, gérer ou mettre fin à une relation d’emploi ou de bénévolat. Cela peut inclure, dans certains cas, le numéro d’assurance sociale, une évaluation de rendement, etc.
Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements sans consentement uniquement pour établir, gérer ou mettre fin à la relation d’emploi ou de bénévolat. Nous informerons les employés et bénévoles des nouveaux usages ou divulgations de leurs renseignements, ou obtiendrons leur consentement, avant ou au moment de la collecte.
Quels renseignements personnels d’employé ou de bénévole recueillons-nous, utilisons-nous et divulguons-nous?
Nous recueillons, utilisons et divulguons ces renseignements pour :
- Déterminer l’admissibilité à un emploi ou au bénévolat (vérification des qualifications et références)
- Établir les besoins de formation et de développement
- Évaluer le rendement et gérer les questions de rendement
- Gérer la paie et les avantages sociaux (employés rémunérés)
- Traiter les réclamations liées au travail (ex. : indemnités, assurances) (employés rémunérés)
- Respecter les exigences des organismes de financement
- Se conformer aux lois applicables (ex. : Loi de l’impôt sur le revenu, normes d’emploi)
Nous ne recueillons, utilisons et divulguons que les renseignements raisonnablement nécessaires à ces fins, par exemple :
- Coordonnées : nom, adresse, téléphone
- Vérification des antécédents judiciaires
- Informations d’emploi ou de bénévolat : curriculum vitae, références, notes d’entrevue, lettres d’offre, formulaires de reconnaissance des politiques, évaluations de rendement, contacts d’urgence, etc.
Références d’emploi ou de bénévolat
Après la fin d’une relation d’emploi ou de bénévolat, il se peut que nous soyons contactés par d’autres organismes pour fournir une référence. Notre politique est de ne pas divulguer de renseignements personnels sans consentement. Les renseignements habituellement fournis sont :
- Confirmation de l’emploi ou du bénévolat, avec le poste et la période
- Informations générales sur les tâches et la capacité à les accomplir
Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
Notre première mesure de protection consiste à ne pas recueillir de renseignements personnels si cela n’est pas nécessaire. Si l’information n’est pas requise pour offrir notre service, elle ne sera ni recueillie ni conservée.
Nous faisons tout notre possible pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels. Nous comptons sur les personnes concernées pour nous signaler tout changement pertinent. Si vous constatez une erreur, veuillez nous en informer ; nous corrigerons l’information sur demande, dans la mesure du possible (une demande écrite peut être exigée).
Nous protégeons les renseignements personnels de façon appropriée, selon leur sensibilité, et faisons tout notre possible pour prévenir toute perte, utilisation abusive, divulgation, modification ou accès non autorisé.
Nous utilisons des mesures de sécurité appropriées pour la destruction des renseignements personnels (broyage des documents papier, suppression définitive des fichiers électroniques).
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs de la collecte ou pour des raisons légales ou administratives.
Nous utilisons des logiciels commerciaux éprouvés pour réduire les risques de cyberattaques.
Accès aux dossiers contenant des renseignements personnels
Toute personne a le droit d’accéder à ses propres renseignements personnels détenus ou contrôlés par la FFANE, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Par exemple, nous devons refuser l’accès à une information qui révélerait des renseignements personnels sur une autre personne.
En cas de refus, nous expliquerons les raisons. Si une exception s’applique, nous pourrons retirer l’information concernée et vous fournir le reste du dossier.
Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels par écrit à l’attention de la direction générale de la FFANE. Veuillez fournir suffisamment de détails pour que nous puissions identifier l’information recherchée.
Vous pouvez également demander des renseignements sur l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à l’extérieur de notre organisme, ou demander la correction d’une erreur ou omission.
Nous répondrons à votre demande dans un délai de 45 jours civils, sauf prolongation. Des frais raisonnables pourraient s’appliquer pour la transmission de l’information, mais pas pour une correction. Aucun frais n’est exigé pour les renseignements d’employé ou de bénévole. Nous vous aviserons de tout frais éventuel avant de traiter votre demande.